Locarë — Manual do sistema

01O que o sistema faz

Em uma frase, e depois com calma.

O Locarë administra locação: guarda os contratos, emite as cobranças todo mês, avisa o inquilino, divide o dinheiro entre imobiliária e proprietário na hora do pagamento, reajusta o aluguel pelo índice pactuado e escala a cobrança de quem atrasa.

Ele atende várias imobiliárias no mesmo servidor, e cada uma enxerga apenas a própria carteira. Isso não é uma regra de tela: é imposto pelo banco de dados. Uma consulta que esqueça o filtro não vaza dado da vizinha — ela simplesmente não retorna nada.

O princípio que governa o sistema Quando falta informação, o sistema declara a falta em vez de inventar um número. Você vai encontrar isso no reajuste (se falta um mês do índice, ele diz qual), na notificação (se o modelo tem erro, ele recusa) e no relatório. É proposital: em sistema que mexe com dinheiro, um valor errado silencioso custa mais caro que um aviso incômodo.

Painel. O mês corrente de relance: contratos ativos, recebido, a receber e o que está em atraso. — **Painel.** O mês corrente de relance: contratos ativos, recebido, a receber e o que está em atraso.

02Entrar e o que você vê

Cada pessoa tem a própria conta. Senha compartilhada não.

Você entra com e-mail e senha. A imobiliária vem da sua conta — não há o que escolher, e não há como ver a de outra empresa.

Entrada. E-mail e senha. A imobiliária vem da conta — não há o que escolher. — **Entrada.** E-mail e senha. A imobiliária vem da conta — não há o que escolher.

O que aparece no menu depende do seu perfil. Um atendente não vê a aba de Acessos nem o botão de gerar cobranças, porque não pode usá-los. A tela esconde o que seria negado, mas quem recusa de verdade é o servidor — esconder é só cortesia.

O sistema fala três idiomas: português, espanhol e inglês. Troque em Configurações (no painel) ou no cabeçalho (no portal do cliente) — a tela se traduz na hora, e a escolha fica guardada naquele navegador. Os documentos legais (minuta, distrato, notificação) seguem em português: são específicos da lei brasileira de locação, não uma simples tradução.

Por que conta individual importa O sistema registra quem fez cada coisa: quem perdoou uma multa, quem reajustou um aluguel, quem autorizou uma notificação. Com senha compartilhada esse registro não vale nada — e é justamente ele que responde a uma dúvida seis meses depois.

As nove áreas

Área	Para quê
Painel	O mês corrente: quanto entrou, quanto falta, o que está em atraso
Contratos	A carteira ativa, com filtro por cidade e bairro
Imóveis	Os imóveis, com filtro por tipo
Pessoas	Inquilinos, proprietários e fiadores
Reajustes	Contratos no aniversário, com a conta pronta
Notificações	Débitos além do prazo e o histórico de avisos formais
Acessos	Contas da equipe e senha do portal do inquilino
Configurações	Provedores de e-mail e pagamento
Relatórios	Visão da carteira, com exportação para planilha

03Pessoas

Inquilino, proprietário e fiador. Cadastre antes do imóvel.

A pontuação entra sozinha Nos campos de CPF, CNPJ, telefone e CEP, digite só os números — os pontos, barras e traços aparecem enquanto você digita. Se você colar um documento já pontuado, também funciona.

Pessoas → + Nova pessoa. Nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e o tipo. Só isso — o resto se completa depois.
No proprietário, preencha a chave de recebimento. É para onde vai a parte dele quando o inquilino paga. Sem ela, o repasse direto não tem destino — a ficha avisa isso em vermelho.
Clique na pessoa para abrir a ficha. Ela tem duas abas: Cadastro e Documentos.

A aba Cadastro

É onde se corrige e se completa tudo. Além do que você digitou na criação, ela guarda a qualificação — RG e órgão expedidor, nascimento, nacionalidade, estado civil e profissão — e o endereço da pessoa, com UF antes da cidade e autocompletar.

A qualificação não é enfeite: é o que o preâmbulo do contrato de locação exige ("brasileiro, casado, engenheiro, portador do RG nº...") e o que uma notificação precisa para individualizar quem se notifica.

O endereço aqui é o da pessoa, não o do imóvel São coisas diferentes com frequência: o proprietário mora noutro lugar, e o inquilino que se notifica pode já ter saído do imóvel de que trata a notificação.

Nada disso trava o cadastro Quem está com pressa põe nome, documento e e-mail e segue. Exigir os quinze campos na criação faria alguém inventar dado para conseguir salvar — e dado inventado num preâmbulo de contrato é pior que campo vazio.

Ficha da pessoa. Duas abas: Cadastro, com a qualificação e o endereço dela, e Documentos. — **Ficha da pessoa.** A aba Cadastro guarda a qualificação que o contrato exige e o endereço dela — que não é o do imóvel.

A aba Documentos

Foto, identidade, comprovantes. Cada arquivo tem Abrir, que mostra no navegador, e Excluir. A exclusão tira o arquivo do cofre e o registro da lista, e fica na trilha de auditoria — documento de contrato que some sem registro é problema de outra ordem.

A mesma pessoa em duas imobiliárias Acontece, e o sistema trata: são cadastros independentes, com senhas de portal independentes. O que uma imobiliária faz não afeta a outra.

04Imóveis

Todo imóvel precisa de um dono cadastrado antes.

Em Imóveis → + Novo imóvel: apelido, tipo, endereço completo e o proprietário. O apelido é o nome curto que aparece em todo lugar — use algo que a equipe reconheça ("Apto 302 — Ed. Aurora").

Os tipos disponíveis são apartamento, casa, cobertura, kitnet, sala comercial, loja, galpão, terreno e outro. A lista de imóveis tem filtro por tipo no topo.

Dá para cadastrar o proprietário sem sair daqui Se o dono ainda não existe, use + Cadastrar proprietário aqui, no próprio campo. Ele nasce já selecionado e o imóvel continua de onde estava — antes era preciso ir até Pessoas e voltar, perdendo o que estava digitado. Com muitos cadastros, aparece também uma busca por nome acima da lista.

UF, cidade e o mapa

A UF vem antes da cidade, e é ela que reduz os 5.571 municípios do país a algumas dezenas. A cidade tem autocompletar: comece a digitar e a lista filtra. Trocar a UF descarta a cidade que não pertence mais a ela.

Abaixo do endereço há um mapa. Clique em Localizar pelo endereço e confira o alfinete — busca por endereço erra com frequência, e você pode arrastar o alfinete para o ponto certo. É opcional: serve à futura vitrine da imobiliária.

A lista de municípios e o mapa não dependem de internet de terceiros A lista do IBGE mora dentro do sistema, e a biblioteca do mapa também. Só os ladrilhos da imagem vêm de fora (OpenStreetMap) — sem chave, sem conta e sem custo.

Imóveis. Filtro por tipo no topo; clique para abrir a ficha com fotos e vistorias. — **Imóveis.** Filtro por tipo no topo; clique para abrir a ficha com fotos e vistorias.

Clicando no imóvel você abre a ficha, com as fotos e a comparação de vistorias (seção 11).

Vários donos, cada um com a sua fração

Imóvel de herança com três donos — 80%, 10% e 10% — é caso comum. Na ficha do imóvel, ao lado de Donos, o botão Frações… abre a lista: cada linha é uma pessoa e um percentual, e a soma precisa fechar exatamente 100% (a tela mostra a soma ao vivo; o servidor recusa qualquer outra coisa).

O repasse respeita as frações Quando o aluguel entra, a parte dos donos se divide na proporção — no relatório de repasse, cada dono aparece com o valor DELE, e no portal cada um vê só a própria fração. Mudar as frações vale do próximo aluguel em diante: cobrança já emitida não muda, porque ela é o registro de como aquele mês repartiu.

05Contratos

É aqui que os valores são fixados. Leia com atenção.

Contratos → + Novo contrato. Escolha o imóvel e o inquilino, defina início e dia de vencimento.
Valores: aluguel, condomínio e IPTU. Os três formam o pacote que o inquilino paga todo mês.
Taxa de administração é a fatia da imobiliária todo mês. Comissão de locação é a fatia só no primeiro aluguel — praxe do mercado, geralmente maior.
Multa, juros e honorários são as cláusulas de atraso. Honorários é o percentual da cobrança extrajudicial (costuma ser 10%).
Duração (meses) e multa rescisória (aluguéis). A duração vira a data prevista de término. A multa vai em número de aluguéis — a cláusula costuma dizer "três aluguéis" —, e assim ela acompanha o reajuste sozinha. Os dois juntos são o que permite o sistema calcular a multa proporcional no dia do distrato; sem eles, ele diz o que falta em vez de arbitrar um número.
Renovação automática. Uma marcação: ligada, chegar ao fim da duração é esperado — a locação segue por prazo indeterminado e o sistema não avisa. Desmarcada (o padrão), o contrato ganha um selo na lista quando o vencimento se aproxima (amarelo, «vence em X dias») e quando passa (vermelho, «vencido há X dias») — o lembrete de renovar ou retomar antes de virar problema.
Índice de reajuste — cláusula do contrato. IGP-M, IPCA, INPC, IGP-DI, ou nenhum. Escolha aqui: sem índice, o sistema nunca vai propor reajuste para este contrato.

Dá para cadastrar o inquilino sem sair daqui Como no imóvel: + Cadastrar inquilino aqui, no próprio campo. Antes, contrato sem inquilino parava numa tela sem campo nenhum, só com o aviso "cadastre um inquilino antes".

Sem imóvel, porém, o aviso continua — o cadastro de um imóvel pede endereço, tipo, dono e mapa, e isso é formulário próprio.

Sem índice, sem reajuste O sistema não escolhe IGP-M por conta própria — escolher índice é inventar cláusula. Na lista de contratos, quem está sem índice aparece com o botão destacado em laranja. Dá para corrigir depois clicando nele.

Alterar valor depois

No contrato, Alterar valor. O valor antigo não é apagado: nasce uma versão nova com a data em que passa a valer. É isso que permite responder, um ano depois, quanto se cobrava em março — e provar.

Comissão dividida com corretor parceiro

Praxe do mercado: o corretor que trouxe o negócio leva uma fração da comissão. No cartão do contrato, Comissão… cadastra os parceiros — cada um com o percentual, quando se aplica (só na comissão do 1º aluguel, na taxa de todo mês, ou nas duas) e por quanto tempo: o campo nº aluguéis limita a participação às primeiras cobranças do contrato. "Comissão nos 3 primeiros aluguéis" é 3 ali; em branco, sem limite.

A contagem é de aluguéis, não de calendário "3 primeiros" são as três primeiras cobranças do contrato — um mês que atrasou não encurta a participação de ninguém.

A fração é da comissão da imobiliária, não do aluguel O dono não paga o parceiro: a casa divide o que é dela. Cadastre o parceiro em Pessoas com o papel Corretor parceiro, e ele aparece no relatório de repasse com a parte dele.

Encerrar o contrato — o distrato

No contrato, Encerrar. A tela mostra a conta antes de fazer.

Data e motivo. A data é quando a locação termina — em regra, a entrega das chaves. O motivo muda o que se cobra: acordo entre as partes, devolução antecipada, retomada pelo locador, término do prazo, inadimplemento ou outro.
Cobranças em aberto. Aparecem uma a uma, com o valor e se estão vencidas. Marque o que deve ser cancelado. O que ficar desmarcado continua devido — e o termo diz isso.
Multa rescisória. Vem preenchida com a proporcional do art. 4º da Lei 8.245, e é editável.
Observações entram no termo como uma condição do distrato.
Ver o termo como ficará abre o texto completo antes de confirmar.

Encerrar contrato. As cobranças em aberto, a multa proposta e a memória de cálculo. — **Encerrar contrato.** A conta aparece antes de fazer: o que está em aberto, a multa proporcional e de onde ela saiu. O botão fica bloqueado enquanto o advogado não confirmar o texto.

A conta da multa fica à vista Não é só um número: aparece a memória de cálculo por extenso — "3 aluguéis de R$ 1.000,00 = R$ 3.000,00; prazo de 30 meses, cumpridos 16, restantes 14; proporcional: R$ 3.000,00 × 14/30 = R$ 1.400,00". Quem confere uma multa quer ver de onde ela saiu.

Se você cobrar valor diferente do proposto, os dois ficam gravados. Seis meses depois, a diferença tem explicação.

Nenhuma cobrança é cancelada sem o seu clique Um distrato no meio do mês pode ou não dever o mês inteiro, e só quem fez o acordo sabe qual dos dois é. O sistema não decide isso.

Depois de encerrado, o contrato continua na lista, esmaecido e com o selo ENCERRADO — some da lista seria pior, porque quem procura o termo procura onde o contrato sempre esteve. Ele para de gerar aluguel, e o botão Termo de distrato abre o documento emitido, com o PDF para assinatura.

Encerrar exige a confirmação do advogado Como a notificação extrajudicial. Distrato extingue obrigações, e uma quitação mal redigida deixa aberto o que as partes acharam que estavam fechando. O texto e a confirmação ficam em Configurações → Termo de distrato — e a confirmação é separada da notificação: são dois documentos, e o advogado lê um de cada vez.

O termo fica congelado O texto é gravado como saiu. Se o modelo mudar amanhã, a segunda via não diverge da primeira — o PDF sai sempre do que foi acordado naquele dia.

Imprimir o contrato de locação

O botão Locação guarda a natureza do contrato (residencial ou comercial), a garantia — sem garantia, caução (com valor), fiança (com o fiador, uma pessoa cadastrada como fiador) ou seguro-fiança, uma por contrato, na forma do art. 37 da Lei 8.245 — e a forma de pagamento, uma cláusula que sai na minuta. No imóvel, o botão Registro guarda matrícula e área.

A forma de pagamento é sua de escrever, não do sistema deduzir O sistema sugere a do seu provedor de cobrança ("boleto e/ou Pix", por exemplo) e oferece o Usar essa num clique — mas quem fixa a cláusula é você, porque o que foi combinado com o inquilino nem sempre é o que o provedor emite. Em branco, aparece como [Forma de pagamento] na prévia.

Com isso, o botão Contrato abre a prévia da minuta já preenchida — partes qualificadas, administradora, imóvel, valores (com o aluguel por extenso), prazo, encargos, reajuste, garantia, rescisão e foro, mais as assinaturas e testemunhas.

Campo vazio aparece como o nome dele — e vira linha para preencher Na prévia, o que ainda não foi preenchido aparece destacado, como [Matrícula do imóvel] ou [Endereço do locatário], para você saber o que falta e ir completar no cadastro da pessoa, do imóvel (Registro) ou em Locação. Ao Imprimir (PDF), o campo vazio some por completo — e junto com ele a vírgula e o conector à volta —, para o documento não carregar rótulo de sistema nem sobra de pontuação.

A minuta padrão não é peça pronta É o modelo completo da Lei 8.245/1991, mas o texto de cada tipo (residencial e comercial) fica em Configurações → Modelos de documentos, para o advogado da imobiliária adaptar e confirmar — editar depois derruba a confirmação, como no distrato.

Contratos. A carteira ativa, com filtro por cidade e bairro. O botão do índice mostra o que está pactuado. — **Contratos.** A carteira ativa, com filtro por cidade e bairro. O botão do índice mostra o que está pactuado.

06Encargos e taxas

IPTU parcelado, custo do boleto, seguro incêndio.

No contrato, botão Encargos. Cada encargo tem descrição, valor, número de parcelas e — o mais importante — um destino.

Destino	Quem fica com o dinheiro	Exemplo
Proprietário	O dono do imóvel	IPTU parcelado
Imobiliária	A administradora	Custo do boleto
Terceiro	Prefeitura, seguradora…	Seguro incêndio

Encargo não entra na divisão A taxa de administração incide sobre o aluguel, não sobre os encargos. Um seguro de R$ 80 vai inteiro para a seguradora — a imobiliária não fica com 10% dele. Deixe o número de parcelas em branco para encargo fixo, que se repete todo mês.

Repassar ou absorver: a taxa de boleto

A pergunta que sempre aparece: sou obrigado a cobrar a taxa de boleto do inquilino? Não. A decisão é de cada contrato, e o sistema não impõe nenhuma das duas.

Um caso comum é querer os dois comportamentos ao mesmo tempo: manter os contratos antigos como estão — porque o inquilino de dez anos não vai receber bem uma cobrança nova de três reais — e passar a repassar só nos contratos novos e nas renovações. É só não criar o encargo nos primeiros e criar nos segundos.

Sobre um aluguel de R$ 3.200	Sem o encargo	Com o encargo
O inquilino paga	R$ 3.200,00	R$ 3.203,49
A imobiliária recebe	R$ 240,00	R$ 243,49
O proprietário recebe	R$ 2.960,00	R$ 2.960,00

O proprietário não paga a conta em nenhum dos dois casos Repare na última linha: os R$ 2.960 não mudam. Sem o encargo, a taxa sai da taxa de administração — é a imobiliária que absorve. Com o encargo, quem paga é o inquilino, e o valor vai inteiro para a imobiliária, sem passar pela divisão.

Por isso a escolha é comercial, e não contábil: ela decide entre cobrar do inquilino ou reduzir a própria margem. O dono do imóvel fica de fora das duas.

Para criar: no contrato, Encargos → descrição «Taxa de boleto», o valor que o seu provedor cobra, destino Imobiliária, parcelas em branco. Para deixar de cobrar, desative o encargo — o histórico do que já foi cobrado permanece.

Acrescentar encargo a contrato em andamento muda o que o inquilino paga A cobrança do mês seguinte já sai com o valor novo. Se a taxa não estava prevista no contrato assinado, o lugar de introduzi-la é a renovação — não o meio da vigência.

07Cobrança e split

O que acontece todo mês, e por que o dinheiro não passa pela conta da imobiliária.

A emissão

A rotina diária emite as cobranças que vencem nos próximos dias. Também dá para forçar pelo botão Gerar cobranças do mês, no Painel.

Rodar duas vezes não duplica: cada cobrança tem uma trava derivada do contrato e da competência. A segunda execução não emite nada.

O split — repasse por Pix

Quando uma cobrança tem mais de um beneficiário — proprietário, corretor parceiro —, o dinheiro entra inteiro na conta da imobiliária e, assim que o pagamento cai (a cobrança fica «Recebido»), o sistema transfere por Pix a parte de cada um para a chave Pix dele. O que sobra fica com a imobiliária.

Por que por Pix, e não o «split» nativo do provedor Os provedores oferecem um split que divide na origem — o dinheiro nunca toca a conta da imobiliária, o que é fiscalmente mais limpo —, mas ele exige que cada recebedor tenha conta no provedor. O repasse por Pix troca isso por simplicidade: o recebedor dá só a chave Pix, sem abrir conta em lugar nenhum. Em troca, o valor passa pela conta da imobiliária antes de ser repassado.

Cada parte é uma linha com status próprio: pendente até o pagamento cair, enviado quando a transferência sai, falhou (com o motivo) se a chave estiver errada ou faltar saldo. Falhou? Corrija a chave na ficha da pessoa e use, na cobrança paga, o botão «Repasses» → «Reenviar os que falharam» — ele pega a chave atualizada e dispara de novo, sem reenviar o que já saiu. Tudo fica na trilha.

Chave de telefone precisa do «+55» Uma chave Pix de telefone tem de vir com o país: +5521998092744. Sem o +, onze dígitos são lidos como CPF (e o Pix falha). CPF/CNPJ vão só com dígitos; e-mail e chave aleatória, como são.

Recebedor sem chave Pix não entra no repasse Só aparecem, para dividir, as pessoas com chave Pix cadastrada na ficha. Sem a chave, o dinheiro não teria para onde ir. E pagamento recebido em dinheiro no balcão não dispara repasse automático — não passou pela conta —, então esse repasse fica manual.

No aluguel, a divisão segue a regra do contrato: no primeiro mês vale a comissão de locação; nos demais, a taxa de administração. Na cobrança avulsa, você escolhe quem recebe e quanto, na hora de emitir.

O aviso ao inquilino

O e-mail sai em passo separado da emissão — servidor de e-mail lento não pode travar a cobrança. Ele traz o detalhamento item a item, o total, o vencimento e as duas formas de pagamento: Pix copia-e-cola e linha digitável do boleto.

A trilha registra o que de fato aconteceu: enviado, ou falhou com o motivo. O que falhou volta para a fila na próxima execução, sem duplicar.

A baixa e o recibo

Quando o inquilino paga, o webhook do provedor avisa o Locarë e a cobrança vira «Recebido» sozinha — na tela de Cobranças e no portal, sem recarregar. A partir daí existe o recibo: um PDF com número, valor por extenso e a discriminação, que o inquilino baixa na aba «Pagos» e o gestor pelo botão «Recibo». O texto vem de um modelo editável (Configurações → Modelos). Como configurar o webhook está na seção 15.

Uma cobrança paga não mostra mais botão de pagamento — só Trilha e Recibo. As em aberto trazem Boleto/Pix (ver os códigos) e, para quem tem a permissão de dinheiro, Cancelar.

«Pagar boleto» e «Pagar Pix» são só demonstração Aparecem apenas no modo de demonstração (gateway simulado), para você ver a baixa acontecer sem pagar de verdade. Com um provedor real (Asaas), esses botões somem — lá a baixa vem do webhook, quando o inquilino paga o boleto ou o Pix. Clicar neles não «paga no Asaas»; eles nem existem em produção.

Cancelar uma cobrança

Emitiu errado, ou o acordo mudou? Na cobrança em aberto, botão Cancelar. Ele faz duas coisas: cancela o boleto/Pix no provedor — o inquilino não consegue mais pagar — e tira a cobrança da lista ativa. Não apaga: o registro fica guardado em «ver canceladas», no fim da lista, para a história do contrato. Cobrança já paga não se cancela (isso seria estorno, outra coisa) — o sistema recusa.

Se o provedor não conseguir remover o boleto/Pix lá (porque a cobrança já não está mais pendente no provedor), o cancelamento no sistema acontece mesmo assim — ela sai da lista e vai para as canceladas —, e a trilha guarda a nota do motivo. Cancelar é cancelar; não vira «recebido».

Antecipação de pagamento

Tem cliente que quer quitar vários meses de uma vez. No contrato, botão Antecipar…: escolha os meses e o sistema gera um boleto/Pix consolidado, no aluguel de hoje. Cada mês fica marcado para a rotina não cobrar de novo. O próprio inquilino também pode antecipar pelo portal.

Se o reajuste cair no meio do período antecipado, o sistema cobra depois, automaticamente, a diferença (novo aluguel − o valor congelado) num boleto à parte — o índice muitas vezes só sai perto da data, então antecipa-se no valor de hoje e cobra-se o complemento depois.

A antecipação aparece marcada nos dois lados (pílula «antecipação» na tela de Cobranças, chip no portal, com a lista de meses). Cancelar uma antecipação não paga reverte à situação inicial: os meses cobertos voltam a ser cobrados normalmente, um por vez, e a diferença de reajuste ligada a eles é desfeita junto. Pode cancelar o gestor (painel) ou o próprio inquilino (portal, a antecipação dele).

Recebeu em dinheiro? Baixa manual

O inquilino apareceu no balcão e pagou em espécie? Na cobrança em aberto, botão Recebi em dinheiro. Ele dá a cobrança como «Recebido» e liquida o boleto/Pix no provedor — assim o inquilino não paga de novo por engano. O recibo fica disponível na hora.

Dinheiro no balcão não tem split automático O valor não passou pelo gateway, então não houve divisão na origem: a imobiliária ficou com o total, e o repasse ao proprietário é por sua conta, à mão. A trilha registra isso com todas as letras — nada de «divisão automática», que aqui seria mentira.

08Atraso, multa e perdão

Inquilino bom atrasou um dia? Você não é obrigado a cobrar a multa.

Como o valor cresce

Momento	O que entra
Até o vencimento	Só o valor do contrato
A partir do atraso	Multa (uma vez) + juros (proporcionais ao dia)
Passado o prazo da régua	Honorários advocatícios sobre o total

Honorário não incide sobre atraso de um dia. Ele entra só quando a cobrança passa do prazo em que vira caso jurídico — prazo que você configura (seção 10).

Perdoar

Na linha da cobrança em atraso, botão Perdoar. A tela mostra a composição antes de você decidir:

Valor original              R$ 4.950,00
Multa (2%)                     R$ 99,00
Juros (1% ao mês · 20 dias)    R$ 33,00
Total hoje                  R$ 5.082,00

Multa e juros são caixas separadas: é comum abrir mão da multa (que é punição) e manter os juros (que compensam o tempo). O motivo é obrigatório.

O dinheiro perdoado não é da imobiliária Multa e juros pertencem ao proprietário. Perdoar é abrir mão de dinheiro dele — por isso fica registrado quem decidiu, quando, quanto e por quê, e por isso nem todo perfil pode fazer isso. Administrador, gerente e financeiro podem; atendente e corretor, não.

Perdão de encargos. A composição aparece antes da decisão, e multa e juros são escolhas separadas. — **Perdão de encargos.** A composição aparece antes da decisão, e multa e juros são escolhas separadas.

O registro fica na trilha da cobrança e não some depois — nem se a conta de quem perdoou for apagada.

09Reajuste anual

O sistema calcula e propõe. Quem aplica é você.

Todo mês, a aba Reajustes mostra os contratos que chegaram ao aniversário, com a conta pronta:

Apto 302 — Ed. Aurora
Juliana Ferreira Lima · a partir de 01/07/2026 · IGPM

R$ 2.400,00 → R$ 2.507,44 (+4,4767% · +R$ 107,44)

Clicando em "Como chegou a 4,4767%", você vê os doze meses que compõem o índice, um a um. Isso existe para você poder conferir antes de mexer no aluguel de alguém.

Composto, não somado Doze meses de 1% dão 12,6825%, não 12%. Cada mês incide sobre o anterior. Somar parece funcionar e erra sempre para menos — contra o proprietário.

Confira o percentual e a derivação.
Clique em "Conferir e aplicar". O valor vem preenchido, mas é editável — se houve acordo por valor diferente, é o combinado que vale.
Confirme. Nasce uma versão nova do contrato; a anterior fica intacta no histórico.

Quando falta o índice Se algum dos doze meses não foi publicado, o cartão não mostra percentual: ele diz exatamente quais meses faltam. O sistema não trata mês ausente como zero — isso reajustaria a menor, sem ninguém perceber.

O reajuste incide sobre o aluguel. Condomínio e IPTU não são corrigidos pelo índice: são valores de terceiros, que mudam por conta própria.

Reajustes. Acima, a proposta com os doze meses do índice abertos. Abaixo, um contrato em IPCA declarando exatamente quais meses faltam — em vez de inventar um número. — **Reajustes.** Acima, a proposta com os doze meses do índice abertos. Abaixo, um contrato em IPCA declarando exatamente quais meses faltam — em vez de inventar um número.

10Notificação extrajudicial

A peça mais delicada do sistema. Leia esta seção inteira.

Antes de qualquer coisa: o modelo precisa do advogado Notificação extrajudicial é peça jurídica emitida em nome da imobiliária. O texto que o sistema traz é um ponto de partida, não peça pronta. Enquanto o advogado responsável não confirmar, o envio fica bloqueado — a pré-visualização continua disponível, que é o que ele precisa ler para aprovar.

Configurar a régua

Aba Notificações → Régua e modelo:

Notificar após N dias de atraso (padrão: 15)
Honorários após N dias (padrão: 30). Não pode ser antes da notificação — o aviso vem primeiro.
Envio automático — nasce desligado. Com ele ligado, o sistema dispara sozinho ao atingir o prazo.
Modelo do documento — deixe em branco para usar o padrão, ou cole o texto do seu advogado.

O modelo usa marcadores como {inquilino}, {valor_total} e {discriminacao} (que produz o quadro de valores já alinhado). A lista completa está no próprio formulário.

Marcador errado não passa Se você escrever {valor_totall}, o sistema recusa a gravação. Num e-mail comum isso viraria espaço em branco; numa notificação, viraria um débito de "R$ ".

Confirmar com o advogado

Salve o modelo.
Abra a pré-visualização de um caso real e envie ao advogado — é o texto exato que vai sair.
Com o aval dele, registre nome e OAB no campo de confirmação.

Editar derruba a confirmação Qualquer alteração no texto invalida o aval, e o envio volta a ficar bloqueado até nova confirmação. Aprovar uma versão e enviar outra seria pior que não ter aprovação nenhuma.

Notificar

A fila mostra os débitos além do prazo. Em cada um: Ver documento (sempre) e Notificar (só com o modelo confirmado). Antes de enviar, a tela mostra o documento inteiro de novo.

Uma cobrança já notificada não volta à fila. Avisar duas vezes do mesmo débito enfraquece o ato.

Notificações. Sem a confirmação do advogado, existe só “Ver documento” — o botão de enviar não aparece. — **Notificações.** Sem a confirmação do advogado, existe só “Ver documento” — o botão de enviar não aparece.

O que foi enviado fica congelado A notificação guarda o texto e os valores como saíram. Se você perdoar a multa amanhã, ou trocar o modelo, o documento continua provando o que o inquilino recebeu naquele dia. É isso que serve como prova.

O documento. É este texto exato que sai, com os valores do dia. Deve ser submetido ao advogado antes da confirmação. — **O documento.** É este texto exato que sai, com os valores do dia. Deve ser submetido ao advogado antes da confirmação.

11Documentos e vistorias

Tudo anexado no lugar certo, e a comparação antes/depois.

Pessoas, imóveis e contratos têm área de documentos. São aceitos PDF, JPEG, PNG e WebP.

O tipo do arquivo é verificado de verdade O sistema lê os primeiros bytes do arquivo em vez de confiar na extensão. Renomear virus.exe para foto.jpg não engana.

Abrir e excluir

Cada arquivo da lista aparece com uma miniatura: a foto, quando é imagem, ou a primeira página, quando é PDF — dá para reconhecer uma matrícula de uma apólice sem abrir. Ao lado, os botões Abrir, que mostra o documento numa aba nova do navegador, e Excluir.

A exclusão tira o arquivo do cofre e o registro da lista, nessa ordem — apagar só o registro deixaria o arquivo ocupando espaço para sempre, sem nada apontando para ele. Fica na trilha de auditoria: documento de contrato que some sem registro é problema de outra ordem.

Se uma imagem não abrir, o sistema diz o motivo Em vez de sumir em silêncio, aparece o aviso com a causa que veio do provedor de armazenamento — arquivo ausente no cofre, credencial sem permissão de leitura. Sumir sem explicação faz parecer que o problema está no envio, que funcionou.

Categorias

Contrato assinado, aditivo, distrato, vistoria de entrada, vistoria de saída, identidade, comprovante de renda, comprovante de residência, certidão de estado civil, procuração, apólice de seguro, laudo, matrícula do imóvel, IPTU, declaração de condomínio, foto do imóvel, foto da pessoa, recibo, notificação e outro.

A ficha do imóvel: três abas

Ao abrir um imóvel, os anexos ficam separados por finalidade:

Documentos — matrícula, IPTU, declaração de condomínio, laudo, apólice de seguro. O que diz respeito ao imóvel.
Fotos — as fotos do imóvel, que poderão ir para a vitrine pública quando ela existir.
Vistorias — o registro interno, feito ambiente por ambiente.

Vistoria item a item

Esta é a parte que resolve discussão de fim de contrato.

Na aba Vistorias, dê o nome do ambiente — "Sala", "Suíte principal", "Cozinha" — e envie a foto de entrada.
Cada ambiente vira uma linha com duas colunas: Entrada e Saída.
No fim do contrato, envie a foto de saída no mesmo ângulo da entrada. As duas ficam lado a lado, ambiente a ambiente.

Fotografar a saída no mesmo ângulo da entrada não é capricho — é o que faz a comparação valer.

PDF para análise por IA

Com as fotos no lugar, o botão Gerar PDF comparativo (na aba Vistorias) monta um arquivo com:

um prompt na primeira página, instruindo a IA a comparar cada ambiente item a item;
cada ambiente com a foto de entrada e a de saída lado a lado.

Você abre o PDF, joga numa IA que leia imagens, e recebe um laudo estruturado das diferenças — ambiente por ambiente, distinguindo desgaste natural de dano. O prompt já pede esse formato; você não precisa escrever nada. O laudo é um apoio à decisão, não um parecer jurídico.

Se quiser ajustar as instruções — pedir outro formato, outro idioma, mais rigor num ponto —, o botão Instruções da IA abre o texto para edição. Vale para toda a imobiliária; em branco, volta ao padrão.

12Portal do cliente

Endereço /portal. Os dois lados da locação entram pela mesma porta.

Inquilino e proprietário usam o mesmo endereço e a mesma tela de entrada — e veem coisas completamente diferentes. Quem decide não é o endereço digitado, é o cadastro da pessoa.

O inquilino

Entra com e-mail ou CPF e a senha que ele mesmo definiu — por um link que a imobiliária envia ao e-mail dele. A imobiliária não conhece essa senha. Vê:

foto e dados do imóvel que aluga
o valor detalhado — aluguel, condomínio, IPTU e encargos separados —, com o próximo vencimento em dia e mês (a data concreta, não só «dia 5»)
os detalhes da locação — vigência, reajuste (índice e a próxima data), garantia, multa rescisória e forma de pagamento — sem precisar ligar para a imobiliária
o contrato assinado para baixar, quando a imobiliária o anexou (é o documento assinado, não a prévia — que o sistema monta e pode mudar)
as contas separadas em A pagar e Pagos, com Pix copia-e-cola e boleto para quitar as abertas. O Pix ainda traz um botão «Exibir QR Code» — quem prefere escanear abre o QR ali mesmo, sem sair do portal. Quando ele paga, a conta migra de «A pagar» para «Pagos» sozinha, em segundos, sem recarregar a página — e traz o botão «Baixar recibo». Os pagos ficam agrupados por ano e, dentro, por mês (com o total do ano, o ano atual aberto, e o aluguel antes das cobranças avulsas) — assim a lista não vira um rolo depois de anos de aluguel
Antecipar pagamento: ele pode pagar vários meses adiantados num boleto/Pix só, no aluguel de hoje — clicando os meses que quer. A antecipação aparece marcada com um chip «Antecipação» e a lista dos meses cobertos. Enquanto não a paga, ele pode cancelá-la pelo próprio portal: os meses voltam a ser cobrados normalmente, um por vez (o gestor também cancela pelo painel)
o recibo de cada conta paga, em PDF, com número, valor por extenso e a discriminação — o texto sai do modelo que a imobiliária edita em Configurações (o mesmo recibo o gestor baixa pelo botão «Recibo» na tela de Cobranças)
uma área de mensagens com a imobiliária — ele escreve e lê as respostas ali mesmo, sem depender de e-mail ou WhatsApp

**Portal do inquilino.** Ele vê o imóvel, o valor detalhado e paga por Pix ou boleto, sem ligar para a imobiliária.

O proprietário

Ele é cliente da imobiliária tanto quanto o inquilino — e, com o split, o dinheiro cai direto na conta dele. O extrato mostra:

Recebido — o que já caiu
A caminho — o inquilino pagou, falta compensar
Em atraso — quando alguém está devendo
imóvel por imóvel: inquilino, aluguel e o histórico de repasses

**Portal do proprietário.** Quanto caiu, quanto está a caminho, e o repasse mês a mês com a taxa aberta.

A taxa da imobiliária aparece aberta Em cada repasse o proprietário vê o valor cobrado, quanto foi de taxa e quanto sobrou para ele. É proposital: quem não enxerga o quanto a administradora cobra desconfia; quem enxerga compara e fica. Esconder o número não o torna menor.

“A caminho” não é “na conta” Pagamento reconhecido pelo gateway ainda não é saldo disponível. O extrato separa os dois de propósito — dizer que o dinheiro caiu quando ainda não caiu é o tipo de erro que destrói confiança.

Dar acesso — sem nunca saber a senha

Você não define a senha do cliente, como não define a da sua própria conta: você só envia um link, e o próprio titular escolhe a senha. O link vai só para o e-mail dele, e a imobiliária nunca chega a conhecê-la.

Em Acessos → Portal do inquilino, o botão Enviar link dispara o convite; o mesmo botão fica na aba Acesso da ficha da pessoa (ao lado de Documentos), com o status Sem acesso, Convite enviado ou Tem acesso. Vale para inquilino e proprietário. Também dá para revogar — o cadastro e o histórico permanecem, só o acesso é cortado, e qualquer link pendente deixa de valer. Fiador não tem portal.

Por que só por e-mail, e não uma senha que você digita Uma senha que a imobiliária conhece é uma porta para entrar como o cliente — ver o que é dele, e, quando houver troca de mensagens, escrever ou apagar no lugar dele. O link no e-mail do titular fecha essa porta: é a mesma regra pela qual a plataforma não conhece a senha da imobiliária. Sem e-mail cadastrado, não há como liberar — cadastre um primeiro.

Cada um só vê o que é dele O inquilino não alcança documento nem cobrança de outro. O proprietário não vê imóvel de outro dono, e não recebe CPF, telefone nem e-mail do inquilino — só o nome. Quem administra precisa desses dados; quem recebe aluguel, não.

Mensagens

O cliente e a imobiliária conversam dentro do próprio sistema, sem sair para e-mail ou WhatsApp. No portal, a conversa fica na aba Mensagens (ao lado de A pagar e Seu contrato), com um sino que avisa quando há mensagem nova. Do lado da equipe, cada pessoa tem a aba Mensagens na ficha, e a aba Acesso mostra quantas ainda não foram lidas.

A conversa aberta atualiza sozinha: quem responde do outro lado aparece sem recarregar a página. E a equipe não precisa ficar checando ficha por ficha — o menu Pessoas traz um contador com o total de mensagens sem resposta, a lista marca cada cliente com um selo «💬», e o filtro Aguardando resposta deixa no topo quem espera retorno.

Toda mensagem fica registrada com data e hora, e mostra o recibo de leitura — «lido em tal dia, tal hora» —, que pode servir de prova de que o aviso chegou. A equipe ainda pode exportar a conversa em PDF, com tudo isso, pelo botão no topo da aba.

A imobiliária responde como a imobiliária — nunca como o cliente Quem escreveu cada mensagem é decidido pelo sistema, a partir de quem está logado: a mensagem da equipe sai assinada pela equipe, a do cliente pelo cliente. Não há como a imobiliária deixar um recado no lugar do inquilino — é a mesma barreira do acesso, onde ela não conhece a senha dele.

13Acessos e perfis

Sete perfis prontos. Cada um recebe o mínimo para trabalhar.

Perfil	Ver	Cadastrar	Contratar	Dinheiro	Perdoar	Acessos	Configurar
Administrador	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Gerente	✓	✓	✓	✓	✓	✓	—
Financeiro	✓	—	—	✓	✓	—	—
Corretor	✓	✓	✓	—	—	—	—
Atendente	✓	✓	—	—	—	—	—
Vistoriador	✓	✓	—	—	—	—	—
Somente consulta	✓	—	—	—	—	—	—

Contratar é criar contrato, o que fixa aluguel, taxa e comissão. Dinheiro é alterar valor, mexer em encargo e emitir cobrança. Perdoar é abrir mão de multa e juros — separado de propósito, porque emitir cobrança é rotina e perdoar é dar.

Ao criar um acesso, o perfil escolhido se explica na tela, com a lista do que permite e do que não. Você não precisa decorar esta tabela.

Escolha de perfil. Cada um se explica na tela, com a lista do que permite e do que não — ninguém precisa decorar a tabela acima. — **Escolha de perfil.** Cada um se explica na tela, com a lista do que permite e do que não — ninguém precisa decorar a tabela acima.

Duas escolhas que valem revisar com a equipe

O gerente não troca as credenciais de pagamento. Ele toca a operação e a equipe, mas a chave por onde o dinheiro sai fica com o administrador.
O corretor cria contrato, mas não altera contrato em vigor. Negociar o novo é diferente de mexer no que já corre.

Manutenção de contas

Senha — redefine e destrava a conta junto
Desativar — o login para de funcionar na hora. É preferível a apagar, porque a trilha aponta para o usuário
Destravar — libera quem errou a senha cinco vezes

Ninguém consegue desativar a própria conta: a empresa ficaria sem administrador e sem quem devolvesse o acesso.

Acessos. Contas da equipe em cima, acesso ao portal dos inquilinos embaixo. — **Acessos.** Contas da equipe em cima, acesso ao portal dos inquilinos embaixo.

Esqueci minha senha

Nas duas entradas — a da equipe e a do portal do cliente — existe o link Esqueci minha senha. Quem pede recebe um e-mail com um link para escolher uma senha nova. O link vale por uma hora e só serve uma vez.

Isso resolve o caso que antes não tinha saída: quando quem esquece a senha é o próprio administrador, e não há mais ninguém para redefini-la.

Entrada do portal do cliente, com o link Esqueci minha senha abaixo do botão Entrar. — **O link fica nas duas entradas.** Esta é a do cliente; a da equipe tem o mesmo.

A resposta é sempre a mesma O sistema responde «se houver cadastro com esses dados, o link foi enviado» — exista ou não a conta. Não é evasiva: dizer «esse e-mail não existe» entregaria, a quem estiver sondando, a lista de quem tem conta no sistema.

Pelo mesmo motivo, link expirado, já usado e inventado recebem a mesma mensagem. Distinguir contaria a quem tem um link velho se outra pessoa já o usou.

Depende do e-mail estar configurado O link chega por e-mail. Enquanto a imobiliária não tiver um provedor de e-mail funcionando (ver Configurações), a recuperação não sai do lugar — e é mais um motivo para resolver isso no primeiro dia.

A troca também destrava a conta: quem tinha sido bloqueado por errar a senha cinco vezes volta a entrar, sem precisar esperar. E toda recuperação fica registrada na trilha da imobiliária.

14Relatórios

A visão da carteira, e o Excel quando o contador pedir.

A aba Relatórios traz recebido, taxa de recebimento, valor em atraso, receita da imobiliária e o que foi repassado a terceiros. Abaixo, a carteira por cidade e bairro e a evolução por mês.

O botão Baixar planilha (Excel) exporta tudo.

Relatórios. Recebido, taxa de recebimento, atraso e a carteira por bairro. — **Relatórios.** Recebido, taxa de recebimento, atraso e a carteira por bairro.

15Configurações

Três serviços, três contas — e todas são suas.

A imobiliária começa com o pagamento em Demonstração Para você treinar o fluxo de cobrança na hora — cobranças simuladas, claramente marcadas como modo de demonstração. O botão Testar reprova de propósito: a cobrança de demonstração não é reconhecida por banco nenhum. Troque para o provedor real quando validar.

E-mail e armazenamento começam sem escolha, de propósito: ali a demonstração seria armadilha (e-mail que parece enviado, disco que perde o arquivo). Você cadastra pessoas, imóveis e contratos desde o primeiro minuto; o que depende desses serviços avisa onde resolver quando você tentar.

Configurações fica em abas Para não empilhar tudo numa coluna só, a tela se divide em Serviços (cobrança, e-mail e arquivos), Identidade & marca e Modelos de documentos.

Asaas: a conta de cobrança e o webhook

A cobrança sai pelo Asaas, e a conta é sua — aberta pela imobiliária, no Asaas, direto com eles. O Locarë só orquestra: emite o boleto/Pix, recebe o aviso de pagamento e dá a baixa. O dinheiro nunca passa pela conta da plataforma.

No Asaas, vá em Integrações → Chaves de API, gere a chave e copie.
No Locarë, em Configurações → Serviços → Cobrança, escolha Asaas, cole a chave e selecione o ambiente: Sandbox para treinar, Produção para cobrar de verdade.
Clique em Testar antes de sair.

Sandbox e Produção são DUAS contas diferentes O ambiente de testes (sandbox.asaas.com) e o real (asaas.com) têm chaves separadas e webhooks separados. A chave de sandbox só emite no sandbox; a de produção, só na real. Use a chave do mesmo ambiente que você escolheu no Locarë — misturar as duas é o erro que faz a emissão falhar sem explicação óbvia.

O webhook — a baixa automática

Sem webhook, o Locarë emite a cobrança mas nunca fica sabendo que ela foi paga: a conta continua «Aguardando» para sempre. O webhook é o aviso que o Asaas manda quando o dinheiro entra — é ele que vira a situação para «Recebido» sozinha.

No Locarë, em Cobrança, preencha o campo «Token do webhook» com um segredo qualquer (ex.: locare-webhook-2026) e copie o endereço do webhook que aparece logo abaixo — ele termina com o número da sua imobiliária.
No Asaas, vá em Integrações → Webhooks → Adicionar.
Em URL do Webhook, cole o endereço copiado. Confira que ele termina com o número da imobiliária — se cortar antes, o aviso vai para o lugar errado (erro 404).
Em Token de autenticação, use o mesmo token do passo 1 — idêntico, sem espaço sobrando.
Marque os eventos de Cobranças (pagamento recebido e confirmado), deixe o webhook ativo e salve.

O webhook mora na MESMA conta da chave Cadastrou a chave de sandbox no Locarë? Então o webhook tem de ser criado na conta de sandbox. Um webhook na conta de produção não dispara para um pagamento feito no sandbox — a conta é outra. É a causa mais comum de «paguei e não deu baixa».

Como saber que funcionou Pague uma cobrança de teste. Em segundos, a situação vira «Recebido» sozinha — na tela de Cobranças e no portal do inquilino, sem recarregar (as duas telas se atualizam a cada poucos segundos). No histórico de webhooks do Asaas, a entrega aparece como 200. Se der 401, o token está diferente; 404, a URL está errada.

Pix vazio? Cadastre uma chave Pix no Asaas O «Pix copia-e-cola» só é gerado se a conta Asaas tiver uma chave Pix cadastrada. Sem ela, o boleto sai normalmente, mas o campo do Pix fica em branco.

Identidade da imobiliária

A aba Identidade & marca guarda a sua marca: nome, endereço, telefone, logotipo e a localização no mapa. Ligando «Estampar a marca nos documentos», o logo e os seus dados aparecem no topo da minuta de locação e do PDF de vistoria, como um papel timbrado. O sistema é a infraestrutura por baixo — invisível; o documento sai em nome da sua imobiliária.

Assim que você envia o seu logotipo, ele substitui a marca do sistema no canto superior — tanto no painel quanto no portal do cliente, onde o inquilino passa a ver a sua marca em vez da nossa. Enquanto não houver logo próprio, fica a marca do sistema ali — que some no instante em que a sua entra. A Locarë continua presente, mas discreta: um selo pequeno no rodapé do menu e no topo do portal, ao lado do «Sair». Somos a infraestrutura por baixo; o nome que aparece é o seu.

Com a marca ligada, três opções dão o tom de papel timbrado aos documentos: cabeçalho e rodapé em todas as páginas (não só a primeira), o logotipo em preto e branco, e o logotipo como marca d'água — bem claro, atrás do texto de cada página.

Gmail: o jeito mais simples de começar

Se você não tem domínio próprio — o caso de muito gestor autônomo —, dá para enviar pela sua própria conta Google, sem domínio, sem DNS e sem senha. Em Configurações → Serviços → E-mail, escolha Gmail (conta Google) e clique em Conectar com o Google: você escolhe a conta e autoriza. O Locarë passa a mandar a cobrança em seu nome, pela sua caixa — o inquilino vê o seu e-mail no remetente.

O Locarë só recebe permissão de ENVIAR — nunca de ler A autorização do Google é apenas para enviar e-mail no seu nome. O Locarë não lê a sua caixa de entrada, não vê seus outros e-mails, nada disso. E você desfaz quando quiser: o botão Desconectar tira a conta do Locarë (para revogar também no Google, myaccount.google.com → Segurança).

Depois de conectar, use Testar envio — ele manda uma mensagem real para a sua própria caixa, provando que funciona de verdade (não só que a conexão está de pé). O Nome do remetente é o que aparece na caixa do inquilino: use o nome da imobiliária.

Quando o Gmail basta, e quando não O Gmail comum entrega cerca de 500 e-mails por dia — sobra para a cobrança de aluguel. Operação grande, com muito envio, é caso de Resend com domínio próprio (abaixo). E, nesta fase inicial, conectar o Google pode exigir que a plataforma libere a sua conta antes — se o «Conectar» não passar, fale com o suporte.

E-mail: o domínio precisa ser verificado

A chave de API sozinha não basta. O Resend só entrega para outras pessoas depois que um domínio da imobiliária estiver verificado no painel dele — e verificar exige mexer no DNS desse domínio.

No Resend, vá em Domains e adicione o domínio da imobiliária (por exemplo suaimobiliaria.com.br).
O Resend mostra alguns registros de DNS. Peça a quem cuida do domínio para incluí-los, ou inclua você se tiver acesso.
Espere o domínio aparecer como verificado.
No Locarë, em Remetente, escreva o endereço inteiro — por exemplo cobranca@suaimobiliaria.com.br, não só o domínio.
Em Nome do remetente, o nome da imobiliária: é o que o inquilino vê na caixa de entrada.

Para testar antes de ter domínio verificado O Resend deixa enviar de onboarding@resend.dev sem verificar nada — mas só para o e-mail do dono da conta. Serve para conferir que a chave funciona; não serve para cobrar inquilino.

Cloudinary: qual chave gerar

O Cloudinary é uma das opções para guardar contratos, fotos e vistorias. A conta é da imobiliária — cada uma usa a sua, e a cota não é dividida com ninguém.

No painel do Cloudinary, vá em Settings → API Keys e clique em Generate New API Key.
Dê um nome que você reconheça depois, como Locare.
Em Roles, escolha Master Admin.
Copie o Cloud name, a API Key e o API Secret para a tela de Configurações → Arquivos.
Clique em Testar conexão antes de sair.

«Media Library User» não funciona É o papel que o Cloudinary oferece ao lado, e o nome parece o certo. Mas ele não permite enviar nem apagar arquivos — a chave é aceita, e falha no primeiro anexo. Chave nova também nasce sem permissão nenhuma: o papel precisa ser escolhido na hora de gerar.

Se o seu plano oferecer Tech Admin ou Media Library Admin, prefira um deles: fazem o que o Locarë precisa com menos poder. No plano gratuito, só existe Master Admin.

Master Admin é uma chave poderosa Ela alcança a conta inteira do Cloudinary, não só o que o Locarë guarda. Por isso: use uma chave dedicada ao Locarë, com nome próprio, e não a mesma de outro sistema. Assim, se um dia precisar revogar, você revoga só esta — sem derrubar mais nada.

O botão Testar resolve a dúvida Ele não checa só a credencial: grava um arquivo, lê de volta, compara e apaga. Se o papel estiver curto, você descobre ali — e não no dia em que alguém anexar o primeiro contrato.

O sistema não guarda dinheiro, não envia e-mail e não armazena arquivo por conta própria: ele usa serviços que cada imobiliária contrata, com as credenciais dela. É o primeiro trabalho de quem recebe um acesso novo, e o sistema leva você direto a esta tela no primeiro login.

Nada disso impede o sistema de funcionar Você pode cadastrar pessoas, imóveis e contratos, e acompanhar tudo, antes de configurar qualquer serviço. O que falta são as funções que dependem deles — anexar arquivo, mandar e-mail, emitir boleto — e cada uma diz, no momento em que você tentar, o que resolver.

Nenhuma delas trava a tela: a ficha do imóvel continua abrindo sem o cofre de arquivos, e a notificação continua sendo preparada sem o e-mail.

Serviço	Para quê	Opções
Pagamento	receber o aluguel e dividir o valor	Asaas (recomendado), Galax Pay, Pagar.me
E-mail	mandar a cobrança e a notificação	Gmail / conta Google (mais simples, sem domínio), Resend (com domínio próprio), servidor SMTP próprio
Arquivos	guardar contrato, vistoria e foto	S3 / Cloudflare R2 (recomendado), Cloudinary, disco

Segredo não volta para a tela Chaves de API são cifradas antes de gravar e nunca são exibidas de novo — a tela mostra apenas "configurado". Deixar o campo em branco ao salvar preserva o que já estava lá.

Nem quem administra a plataforma digita ou vê essas chaves: elas são cadastradas aqui, por você, e ficam cifradas no banco.

Testar não é opcional

Cada serviço tem um botão Testar, e ele faz o percurso inteiro — no armazenamento, por exemplo, grava um arquivo, lê de volta, compara e apaga. Testar só a credencial diria que a chave é válida e deixaria passar uma conta sem permissão de escrita, ou um plano estourado.

Gravar não é guardar Se você escolher disco e o sistema estiver hospedado em contêiner, o teste reprova de propósito: a pasta aceita a escrita, mas os arquivos somem na próxima atualização do serviço. Um contrato digitalizado guardado ali está perdido antes de alguém precisar dele.

O que falta acompanha você em todas as telas Enquanto houver serviço por configurar ou reprovado no teste, uma faixa aparece no topo de qualquer aba dizendo o que é — com um atalho para resolver. Ela some sozinha quando não há mais nada pendente.

Antes, esse aviso vivia só aqui dentro: quem não sabia que precisava configurar nunca abria esta tela, e descobria pelo pior caminho — o inquilino não recebeu a cobrança, o documento sumiu.

Duas coisas que atrasam, e por isso valem ser resolvidas cedo

O e-mail exige domínio próprio. Serviços como o Resend pedem verificação do domínio, com alguns registros de DNS. Sem domínio, não há como enviar cobrança em nome da imobiliária.
A conta de pagamento leva dias. Abrir subconta exige CNPJ e aprovação do provedor — por isso o sistema mostra o estado dela (pendente até ser aprovada) em vez de um sim ou não.

Configurações. O que está pronto, o que falta, e o botão de testar antes de confiar. — **Configurações.** O que está pronto, o que falta, e o botão de testar antes de confiar.

Modelos de documentos

A aba Modelos de documentos reúne todos os textos que o sistema emite, para não ficarem espalhados pela configuração: a Minuta de locação (uma residencial, outra comercial), o Termo de distrato e a Notificação extrajudicial. Cada um abre no próprio editor, com um selo dizendo se está confirmado, sem confirmação, ou editado após a confirmação.

Dentro de cada modelo: o texto — que já vem escrito e sóbrio —, a lista de marcadores disponíveis ({multa}, {nome_locador}…) e o registro da confirmação do advogado, com nome e OAB.

Sem a confirmação do advogado, o documento não sai Encerrar contrato fica bloqueado sem o Termo de distrato confirmado, e a notificação não é enviada sem a dela. As minutas usam o mesmo selo — a prévia continua abrindo para você conferir, mas o texto é do advogado da imobiliária adaptar e confirmar.

E editar o texto derruba a confirmação — é para derrubar mesmo: aprovar uma versão e emitir outra é pior que não ter aprovação nenhuma. O sistema distingue "nunca confirmado" de "confirmado e editado depois", e o segundo aparece com aviso mais forte, porque alguém já respondeu por um texto que não é mais esse.

Marcador que o sistema não conhece impede a emissão Se você escrever {mutla} em vez de {multa} num modelo próprio, o sistema recusa em vez de deixar sair em branco. Num documento assinado, um campo vazio vale contra quem assinou. (Já um campo do cadastro que ainda falta — marcador certo, sem valor — apenas some do texto impresso; veja a prévia na seção 5.)

Cada confirmação é independente: o distrato, a notificação (seção 10) e cada minuta são documentos com efeitos diferentes, e o advogado lê um de cada vez.

16O que roda sozinho

Uma vez por dia, sem ninguém clicar.

Gera as cobranças que vencem nos próximos dias
Envia os e-mails que ainda não saíram
Reconcilia — pergunta ao gateway o que foi pago
Marca como vencido o que passou do prazo

Por que a reconciliação existe O gateway avisa por webhook quando alguém paga — mas o aviso pode se perder: a fila é interrompida após falhas seguidas, e eventos antigos são descartados. Em vez de esperar o aviso, a rotina pergunta. É a rede de segurança que impede um pagamento de nunca ser registrado.

Cada passo é independente: e-mail que falha não desfaz cobrança já gravada, e um problema numa imobiliária não impede as outras. Cada imobiliária é atendida no próprio gateway — quem não tem provedor de pagamento configurado é simplesmente pulada.

Como ela roda sozinha — de graça Um agendador gratuito (GitHub Actions) chama o Locarë uma vez por dia; quem faz o trabalho é o servidor. Uma trava por dia garante que ela não rode duas vezes, mesmo que o agendador e o botão disparem juntos — e como cada passo é idempotente, repetir não duplica nada. No painel Sistema (só da plataforma) você vê a última execução e tem o botão «Rodar agora» para disparar na hora.

17Backup e segurança

Backup que nunca foi restaurado não é backup — é esperança.

O backup diário faz três coisas: gera o arquivo, restaura num banco descartável para provar que abre, e limpa os antigos. Se a restauração vier vazia, ele acusa.

Consertar uma imobiliária sem afetar as outras

Existe exportação e reposição por carteira. Se uma imobiliária precisar dos dados de volta, a operação toca só nela — as outras não sentem nada. Tudo acontece numa transação: ou entra tudo, ou nada entra.

O isolamento

O sistema usa quatro conexões de banco com poderes diferentes. A regra: quanto mais dados um caminho alcança, menos coisas ele pode fazer.

Conexão	Alcança	Pode
Login	Todas as contas	Só ler e contar tentativas erradas
Dados públicos	Índices econômicos	Só ler
Aplicação	Uma imobiliária	Quase tudo, dentro dela
Dona	Tudo	Tudo — só migração e suporte

O caminho de login não consegue trocar senha, criar conta nem ler cobrança. Isso não é disciplina de quem programou: é privilégio cobrado pelo banco de dados.

Outras proteções: senha guardada como hash (nunca em texto), cinco tentativas erradas bloqueiam a conta por tempo crescente, e toda ação de dinheiro fica na trilha com o nome de quem fez.

18Gerenciar imobiliárias

A tela de quem mantém o sistema, não a de quem trabalha nele.

Um mesmo servidor atende várias imobiliárias. Esta seção é a única do manual que não interessa a quem trabalha numa delas: ela descreve a conta de plataforma — a de quem administra o sistema e cadastra empresas clientes.

Quem administra o sistema NÃO lê a carteira de ninguém A conta de plataforma cadastra imobiliárias, suspende e acompanha o uso. Ela não alcança contrato, pessoa nem cobrança de imobiliária alguma — o servidor recusa essas rotas para ela, com 403, mesmo que o pedido seja montado à mão.

Não é escrúpulo: o sistema é vendido a imobiliárias que competem entre si. Quem compra precisa saber que o fornecedor não lê a carteira dela. Para alcançar os dados de uma imobiliária é preciso uma conta dela, entrando pelo endereço dela.

E o contrário também vale Nenhum administrador de imobiliária consegue ver, criar ou suspender outra: a aba nem aparece para ele, e as rotas recusam o pedido mesmo que ele o monte à mão.

Vale distinguir de onde vem cada garantia. O que separa os dados de cada imobiliária — contratos, cobranças, pessoas — é o banco de dados, que recusa a leitura fora da carteira. Já esta tela é cross-carteira por natureza, e por isso quem a protege é a verificação de papel na aplicação, com teste próprio que a cobre.

Lista das imobiliárias, cada uma com endereço próprio, números de uso e o que falta no cadastro. — **As empresas clientes.** Cada cartão mostra o endereço de entrada, quantos contratos e contas existem, e o que estiver faltando.

Cadastrar uma imobiliária

O cadastro pede só os dados de quem responde: nome da empresa (ou da pessoa), CPF/CNPJ, e-mail e telefone do responsável. Repare no que não se pede: senha. É de propósito.

Você nunca sabe a senha do cliente O sistema gere dado financeiro e sensível, e por isso quem administra a plataforma não cria a senha de ninguém — nem uma provisória. O cadastro gera um link de primeiro acesso, e é o próprio responsável que, por esse link, define a senha dele. A conta nasce sem senha utilizável; sem o link, ninguém entra. Assim o login e a senha do cliente nunca passam por você — e isso é uma garantia que se pode provar, não uma promessa.

Ao terminar, o sistema devolve o link de primeiro acesso para mandar ao responsável (e, havendo e-mail configurado, ele já sai por e-mail também). O link vale por 7 dias e queima no uso: assim que a senha é definida, ele deixa de funcionar.

O contrato de prestação de serviços

Definida a senha, antes de usar qualquer coisa, o responsável vê o contrato de prestação de serviços e precisa aceitá-lo. Sem aceite, o sistema não abre — é uma porta, não um aviso que se fecha no X.

O aceite fica guardado como prova Ao aceitar, o sistema congela o texto exato daquela versão, com a data, o IP e quem aceitou. O contrato continua relegível a qualquer momento em Configurações → Contrato de prestação.

O texto do contrato é editável pela plataforma, em Sistema → Contrato de prestação. Publicar uma versão nova não apaga a anterior: todos os clientes voltam a ver o contrato no próximo acesso e reaceitam, e o aceite antigo fica guardado como prova do que valia antes.

Formulário de cadastro: dados da empresa, primeiro acesso e os dados que o provedor de pagamento exige. — **Cadastro.** Dados da empresa, o primeiro acesso, e os dados que o provedor de pagamento exige para abrir a conta de recebimento.

Ajudar um cliente na configuração — só com a permissão dele

Você não vê o dado do cliente, mas ele pode travar ao configurar pagamento, e-mail ou fotos e pedir ajuda. Para isso existe uma janela de suporte: é o cliente quem a abre, em Configurações → «Ajuda do suporte na configuração», marcando o que abre (só provedor, nunca carteira) e por quanto tempo (4, 24, 48 ou 72 horas).

É escrita, nunca leitura — e o padrão é fechado Enquanto a janela vale, você pode gravar a configuração das capacidades que ele abriu — a chave que ele te passou por fora. Você não lê a chave que já esteja lá (ela não aparece para ninguém) e não alcança pessoas, imóveis, contratos nem cobranças. Sem janela ativa, o sistema recusa a escrita. A janela expira sozinha, e o cliente a fecha quando quiser.

Na lista de imobiliárias, quem abriu suporte aparece sinalizado — com o quê e até quando — e ganha o botão Dar suporte…, que abre o formulário de gravação das capacidades liberadas. Cada gravação sua cai na trilha de auditoria do cliente: ele vê que você entrou, quando e no quê. É transparência trocando poder por confiança.

O endereço próprio de cada imobiliária

Cada uma tem uma porta com o seu nome: /i/horizonte-imoveis. Quem entra por ali já está dentro daquela imobiliária — a tela diz de qual casa se trata antes de pedir a senha.

Tela de entrada de uma imobiliária específica, dizendo o nome da empresa antes de pedir a senha. — **A porta da casa.** Entrar por `/i/horizonte-imoveis` escopa o acesso àquela imobiliária.

Para que serve, além da marca A mesma pessoa pode trabalhar em duas imobiliárias com o mesmo e-mail. Pela entrada geral, o sistema teria de escolher uma das duas por desempate; pelo endereço próprio, ela entra na que escolheu ao abrir o endereço. O endereço é a resposta, não um palpite.

Trocar o endereço pela edição faz o anterior parar de funcionar na hora, e a troca fica registrada na trilha. O CNPJ, esse, não é editável: é a identidade fiscal da empresa, e trocá-lo equivale a ser outra imobiliária.

Suspender e reativar

Suspender fecha as portas sem apagar nada. A equipe da imobiliária para de entrar — pelo endereço próprio e pelo geral — e o portal dos clientes dela também para. Os dados continuam íntegros para quando ela voltar, ou para exportação, se a saída for definitiva.

Não existe apagar imobiliária E é decisão de projeto, não falta de botão. Sumir com dado financeiro de contratos, cobranças e repasses não é operação que caiba num clique. Para encerrar de vez: suspende, exporta a carteira, e o arquivo fica com quem de direito.

A conta de pagamento é de cada imobiliária

A plataforma não abre conta de pagamento para ninguém e não fica no meio do dinheiro dos aluguéis. Cada imobiliária — pessoa física ou jurídica — abre a própria conta no provedor que escolher (os cartões em Configurações → Pagamento descrevem as diferenças), gera a chave de API e cola no sistema, como faz com o cofre de fotos e o e-mail.

Mensalidade do sistema — o preço acompanha a carteira

A única relação de dinheiro entre a plataforma e a imobiliária é a assinatura do sistema. O preço é automático, pela quantidade de contratos ativos — o mesmo produto para todos, pagando conforme o tamanho da carteira administrada.

Contratos ativos	Mensalidade
0 a 3	Grátis (permanente)
4 a 10	R$ 49
11 a 30	R$ 99
31 a 100	R$ 149
101 a 300	R$ 299
301+	Sob consulta

O Locarë não cobra percentual sobre os aluguéis: trinta contratos de R$ 800 e trinta de R$ 5.000 pagam o mesmo. Não entram na conta imóveis, pessoas, usuários, contratos encerrados ou histórico — só o contrato ativo.

Como a faixa muda (sem surpresa) A faixa é lida por uma fotografia no fechamento do mês: os contratos ativos naquele instante definem a mensalidade daquela competência. Sem cobrança proporcional no meio do mês. Ativou o 11º hoje? A fatura já emitida não muda; a próxima reflete. Voltou para 9 antes do fechamento seguinte? Volta a faixa de baixo. E nunca bloqueia — ativar o contrato que muda a faixa é sempre permitido. O gestor vê, na aba Assinatura, quantos contratos tem e o que o próximo faz com o preço: «ao ativar mais 1, sua mensalidade passa a R$ 99».

Preço combinado (opção Mensalidade…): para os casos «sob consulta» (301+) ou um desconto negociado, você fixa um valor. Nesse modo o preço é o acordado, mas o sistema continua apurando a faixa — para você saber, depois, se o acordo ainda faz sentido. Em branco, a imobiliária fica isenta.
Cada competência guarda uma apuração imutável: quantos contratos havia, a faixa e o valor da tabela daquele dia. Se os preços mudarem daqui a anos, uma cobrança antiga continua se explicando pela tabela que valia na época.
A cobrança do mês nasce quando alguém abre a tela (a plataforma ou a própria imobiliária, na aba Assinatura), e o pagamento é registrado por clique, com autor e data. Clique errado se desfaz com Estornar — a trilha guarda os dois movimentos.
A bolinha ao lado do nome diz a situação: verde em dia, vermelha em atraso, cinza isenta. Havendo atraso, um sino aparece no topo de todas as telas, com o número de imobiliárias devendo.

Suspender continua sendo decisão sua O atraso acende o aviso; a suspensão é o mesmo botão manual de sempre, ao lado dele. Cortar o acesso de um cliente é decisão comercial — o sistema avisa, não executa.

Cobrar a mensalidade por boleto (opcional)

O registro manual acima resolve a validação. Quando você quiser automatizar a cobrança, o esquema é o mesmo que a imobiliária usa para receber dos inquilinos — só que do seu lado: você abre uma conta no provedor (Asaas, por exemplo), e cada imobiliária passa a pagar a mensalidade dentro do próprio sistema dela.

Em Recebimento (menu da plataforma), escolha o provedor e cole a chave da sua conta. É o espelho da tela de Pagamento que a imobiliária configura.
A partir daí, a mensalidade do mês nasce já como boleto/Pix. A imobiliária o vê na aba Assinatura e paga ali mesmo — sem precisar de conta no seu provedor, como o inquilino não precisa de conta no provedor da imobiliária.
Quando ela paga, a baixa é automática (webhook do provedor). Quem paga por fora, por Pix direto, você continua baixando à mão — os dois convivem, e o sistema guarda como cada um foi pago.

Ligando o webhook no Asaas (a baixa automática) No painel do Asaas, em Integrações → Webhooks, crie um webhook apontando para https://app.locareapp.com/api/plataforma/webhook/pagamento, gere um token de autenticação lá e cole o MESMO valor no campo «Token do webhook» da tela de Recebimento. Sem o token dos dois lados, o sistema recusa tudo — de propósito: um endereço aberto marcaria mensalidade como paga para quem soubesse a URL. Em eventos, marque os de Cobranças (confirmada, recebida, vencida, estornada).

Este é o webhook da plataforma (mensalidade). Cada imobiliária tem o próprio, para as cobranças de aluguel dela — o endereço aparece pronto na tela de Configurações → Cobrança dela, com um botão de copiar, ao lado do campo de token.

Recebimento. A conta da própria Locarë, que recebe as mensalidades — o espelho do Pagamento da imobiliária. — **Recebimento (plataforma).** A conta da Locarë, que recebe as mensalidades. Mesmo esquema do Pagamento da imobiliária, do seu lado.

Assinatura. O que a imobiliária vê da própria mensalidade: valor, vencimento e o boleto para pagar. — **Assinatura (imobiliária).** Cada imobiliária vê a própria mensalidade e paga pelo boleto ou Pix, dentro do sistema dela.

Sem a conta, nada quebra Enquanto você não configurar o Recebimento, a mensalidade segue no controle manual — a automação é adição, não substituição. E depende de uma conta de provedor de produção, a mesma que o gateway dos aluguéis espera.

Cadastrar imobiliária com CPF também é possível — quem administra imóveis sem empresa aberta entra com o documento que tem, e se um dia abrir CNPJ, Editar → converter para CNPJ troca a identidade fiscal mantendo a carteira inteira.

Remover uma imobiliária

Serve para a imobiliária criada como ensaio, ou cadastrada por engano. São dois atos deliberados: o botão Remover… só aparece depois que ela está suspensa — se ainda estiver ativa, suspenda primeiro (o mesmo botão do cartão).

Antes de confirmar, você vê exatamente quantos registros somem. E, na mesma janela, pode baixar um backup da carteira dela (pessoas, imóveis, contratos, cobranças e histórico) para entregar a quem de direito — depois da remoção, não há de onde tirar.

A confirmação é o nome em MAIÚSCULAS Para remover, digite o nome da imobiliária em letras maiúsculas. Digitar o nome no automático é fácil demais para uma ação sem volta; em caixa alta é um gesto consciente. O nome tal como aparece, sem ser em maiúsculas, é recusado.

Onde houve dinheiro, não remove Se a imobiliária tem qualquer cobrança paga, a remoção é recusada — isso é histórico financeiro de alguém. Nesse caso, suspender é o caminho: fecha as portas e preserva tudo.

A remoção não tem volta, e a trilha de auditoria dela some junto.

19O que ainda não está pronto

Dito com clareza, para ninguém contar com o que não existe.

Pagamento real ainda não está ligado O sistema usa hoje um gateway de demonstração: os boletos e Pix são simulados, nenhum dinheiro se move. Ligar o Asaas depende de CNPJ e da conta com subcontas liberadas. Toda a lógica de divisão já está pronta e testada — falta a conexão com o banco.

Também em aberto:

Repasse ao proprietário — o cálculo existe; a execução depende do gateway
Site público da imobiliária e publicação nos portais (ZAP, VivaReal, OLX). Com ele viriam as fotos entregues por CDN — hoje toda foto é guardada em modo privado, como os contratos, porque não existe página pública onde apareceriam
A rotina diária, quando o sistema estiver hospedado em serviço gerenciado — sem ela, cobrança e e-mail não saem sozinhos e dependem de alguém apertar o botão
Faturamento das imobiliárias — o sistema cobra os inquilinos, não os clientes dele

Foto de imóvel e contrato não são o mesmo tipo de arquivo Hoje nenhum documento tem endereço público: o download passa pelo sistema, que confere quem está pedindo e se aquela imobiliária é a dona.

Serviços de mídia entregam por CDN, com endereço público — ótimo para fotos, que vão para o site e para os portais de qualquer forma. Para contratos e vistorias, um endereço público significa que quem tiver o link lê CPF, endereço e valores do inquilino e do proprietário.

Isso se resolve com entrega autenticada, ou mantendo os documentos privados passando pelo sistema e deixando o CDN só para as fotos. Mas é escolha a fazer antes de migrar, e não depois.

Sobre a confiabilidade do que existe O sistema tem 999 testes automáticos que rodam a cada alteração. Boa parte deles não verifica se algo funciona — verifica se o sistema recusa o que deve recusar: alcançar dados de outra imobiliária, perdoar multa sem permissão, notificar sem o aval do advogado, reajustar com índice incompleto.

Locarë · Manual de julho de 2026
Este documento acompanha a versão atual do sistema e é atualizado a cada entrega.